Ochrana osobních údajů

ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJÚ

Forest.ink z.s

1. Úvodní ustanovení

1.1 Spolek Forest.Ink z.s., IČO: 06878997, se sídlem Sklenářka 458, 517 41 Kostelec nad Orlicí, zapsaný ve spolkovém rejstříku u Krajského soudu v Hradci Králové pod sp. zn. L 11640 (dále jen „Forest.Ink“), jakožto správce osobních údajů plně respektuje právo na soukromí svých členů, dárců a podporovatelů (dále také jen „subjekt údajů“) a s tím související práva, a proto přijal tyto zásady zpracování osobních údajů.

1.2 Tyto zásady zpracování osobních údajů představují informace pro členy, dárce či podporovatele Forest.Ink o způsobu a rozsahu zpracování osobních údajů ze strany Forest.Ink, včetně rozsahu práv subjektů údajů souvisejících se zpracováním jejich osobních údajů ze strany Forest.Ink.

1.3 Forest.Ink zpracovává osobní údaje v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), v platném znění (dále jen „Nařízení“) a dále v souladu s relevantními vnitrostátními platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

2. Vymezení zpracovávaných osobních údajů

2.1 Forest.Ink zpracovává zejména, nikoli však výlučně, tyto osobní údaje:

a) identifikační a adresní údaje (jméno, příjmení, datum narození, příp. rodné číslo, adresa trvalého nebo jiného pobytu, u fyzické osoby podnikatele název firmy, DIČ a IČO, sídlo, místo podnikání),

b) kontaktní údaje (subjektem údajů uvedená kontaktní či fakturační adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, popř. jiný subjektem údajů poskytnutý kontaktní údaj),

c) další osobní údaje (např. sociodemografické údaje, údaje o profilu na sociálních sítích, údaje o osobních preferencích a chování či lokalizační údaje včetně IP nebo URL adresy).

2.2 Forest.Ink nezpracovává zvláštní kategorie osobních údajů (tj. citlivé údaje).

2.3 Ink zpracovává osobní údaje pouze v souladu s níže uvedenými účely a v rozsahu a po dobu nezbytnou pro naplnění těchto stanovených účelů.

2.4 Subjekt údajů je povinen Forest.Ink poskytnout pouze pravdivé a přesné osobní údaje. Za správnost, přesnost a pravdivost osobních údajů je odpovědný subjekt údajů. Forest.Ink za správnost poskytnutých osobních údajů nenese odpovědnost.

3. Účely zpracování osobních údajů a jejich právní tituly

3.1 Ink zpracovává osobní údaje subjektu údajů zejména, nikoli však výlučně, pro tyto účely:

a) Plnění smlouvy

V tomto případě je zpracování osobních údajů nezbytné pro jednání o uzavření nebo změně smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, a pro následné plnění takové smlouvy. Nejčastěji se jedná o darovací smlouvu.

V případě uzavírání darovací smlouvy nebo realizace finanční či jiné podpory Forest.Ink shromažďuje a zpracovává osobní údaje subjektu údajů v rozsahu – jméno, příjmení, adresa, datum narození, telefonní číslo, e-mailová adresa a u fyzické osoby podnikatele též název firmy, IČO a DiČ a sídlo, příp. místo podnikání. Sdělení těchto osobních údajů subjektem údajů je základním předpokladem pro uzavření nebo změnu příslušné smlouvy, přičemž zde poskytnutí osobních údajů slouží primárně k jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci subjektu údajů, případně k jeho kontaktování.

Forest.Ink dále v souvislosti s realizací své činnosti může zpracovávat osobní údaje subjektu údajů v rozsahu, který vyplývá z konkrétní smlouvy či ze zákona (např. při administraci a vytváření účtů na webu, používání webových aplikací apod.).

b) Ochrana práv Forest.Ink v případě sporu se subjektem údajů

Výše uvedený rozsah osobních údajů je Forest.Ink oprávněn rovněž zpracovávat za účelem ochrany svých práv v případě sporu se subjektem údajů.

c) Plnění právních povinností

V tomto případě dochází ke zpracování osobních údajů za účelem plnění právních povinností v souvislosti s daňovými a jinými příslušnými právními předpisy, a to v rozsahu požadovaném těmito právními předpisy.

d) Zasílání newsletterů a dalších informací o aktivitách a projektech Forest.Ink včetně informací o pořádaných akcích, možnostech zapojení se do finančních a dalších sbírek, kampaní, petic, výzev apod. prostřednictvím elektronických prostředků ve smyslu zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, v platném znění.

V tomto případě Forest.Ink shromažďuje a zpracovává osobní údaje subjektů údajů v rozsahu – jméno, příjmení, datum narození, adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, státní příslušnost, a to pouze na základě dobrovolně uděleného souhlasu se zpracováním osobních údajů. Tento souhlas se zpracováním osobních údajů může subjekt údajů kdykoliv odvolat, a to písemným oznámením doručeným Forest.Ink prostřednictvím níže uvedených kontaktních údajů či v případě newsletterů použitím odhlašovacího odkazu v každém zaslaném e-mailu. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu před jeho odvoláním. Odvolání souhlasu nemá vliv na zpracování osobních údajů, které Forest.Ink zpracovává na základě jiného právního titulu, než je souhlas (např. plnění smlouvy či právní povinnosti).

4. Zabezpečení a přístup k osobním údajům

4.1 Forest.Ink využívá všech nezbytných technických a organizačních opatření k zajištění bezpečnosti a důvěrnosti všech osobních údajů subjektů údajů, zejména aby nedošlo k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k těmto údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněnému poskytnutí či přenosům, jakož i k jejich jinému neoprávněnému zpracování či zneužití. Forest.Ink volí vždy vhodná technická a organizační opatření odpovídající možným rizikům pro práva a svobody subjektů údajů, a to s přihlédnutím ke stavu techniky, nákladům na provedení opatření, povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování. Mezi tato opatření patří zejména šifrování či pseudonymizace osobních údajů, zabezpečení mobilních zařízení heslem, zpracování osobních údajů pouze ve webových aplikacích zabezpečených unikátním heslem, ke kterému mají přístup jen pověřené osoby. Účinnost zavedených technických a organizačních opatření je z hlediska zajištění bezpečnosti zpracování osobních údajů pravidelně testována, posuzována a hodnocena.

4.2 Osobní údaje mohou být pro zajištění výše popsaných účelů vedle Forest.Ink a jeho pověřených členů či dobrovolníků zpracovávány také smluvními partnery Forest.Ink. Externí partnery, kteří jako zpracovatelé mohou zpracovávat osobní údaje subjektu údajů, si Forest.Ink pečlivě vybírá a svěří osobní údaje pouze těm, kteří poskytují dostatečné záruky zajištění vhodných technických a organizačních opatření k zajištění bezpečnosti osobních údajů. Všechny osoby, které mají v souvislosti s jakoukoliv činností pro Forest.Ink přístup k osobním údajům, jsou v zájmu zabezpečení důvěrnosti osobních údajů zavázány k dodržování povinnosti mlčenlivosti.

4.3 Dalšími subjekty, které mohou mít přístup k osobním údajům subjektu údajů, jsou či v budoucnu mohou být zejména, nikoli však výlučně:

a) osoby, které pro Forest.Ink zajišťují technický provoz určité služby či provozovatelé technologií, které Forest.Ink pro tyto služby využívá;

b) osoby, které pro Forest.Ink zajišťují některé služby (např. daňové poradenství či vedení účetnictví apod.);

c) smluvní partneři, kteří se podílejí na organizaci akcí Forest.Ink.

4.4 Forest.Ink je dále povinen některé osobní údaje předávat na základě platných právních předpisů, a to zejména orgánům státní správy, soudům, orgánům činným v trestním řízení v souvislosti s případným správním, trestním či občanskoprávním řízením.

5. Doba zpracovávání osobních údajů

5.1 Forest.Ink zpracovává osobní údaje po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu nezbytně nutnou pro zajištění vzájemných práv a povinností vyplývajících ze smlouvy.

5.2 V případě plnění právních povinností Forest.Ink zpracovává osobní údaje po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy.

5.3 V případě, že Forest.Ink zpracovává osobní údaje na základě souhlasu subjektu údajů, jsou osobní údaje zpracovávány po dobu uvedenou v souhlasu, popř. do doby odvolání souhlasu subjektem údajů.

5.4 Forest.Ink zpracovává osobní údaje v elektronické podobě neautomatizovaným způsobem a po uplynutí doby zpracování jsou osobní údaje vymazány bez možnosti jejich obnovení.

6. Práva subjektu údajů ve vztahu ke zpracování osobních údajů ze strany Forest.Ink

6.1 Ve vztahu k osobním údajům má subjekt údajů následující práva:

a) právo kdykoli odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů (pokud je zpracování na souhlasu založeno);

b) právo na přístup k osobním údajům (právo požadovat informaci, zda osobní údaje, které se subjektu údajů týkají, jsou či nejsou Forest.Ink zpracovávány, a pokud je tomu tak, má subjekt údajů právo získat přístup k těmto osobním údajům a k dalším informacím dle čl. 15 Nařízení);

c) právo na přenesení údajů (právo získat osobní údaje, které se subjektu údajů týkají, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci; a dále právo na to, aby osobní údaje byly předány přímo jedním správcem správci druhému, je-li to technicky proveditelné);

d) právo na opravu (právo požadovat, aby Forest.Ink bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje, které se subjektu údajů týkají);

e) právo na omezení zpracování (právo požadovat, aby Forest.Ink omezil zpracování, mj. v případě, že z důvodu uplatnění práva na opravu, Forest.Ink ověřuje správnost údajů; nebo pokud by ze strany Forest.Ink byly osobní údaje zpracovávány protiprávně, ale subjekt údajů nechce provést jejich výmaz);

f) právo na výmaz (právo požadovat, aby Forest.Ink osobní údaje subjektu údajů bez zbytečného odkladu vymazal, mj. pokud osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny, nebo subjekt údajů odvolal souhlas, na jehož základě byly osobní údaje Forest.Ink zpracovávány a neexistuje žádný další právní titul pro zpracování, nebo pokud by ze strany Forest.Ink byly osobní údaje zpracovávány protiprávně);

g) právo vznést námitku proti zpracování;

h) právo obrátit se svým podnětem na Úřad pro ochranu osobních údajů.

7. Soubory cookie a Google Analytics

7.1 Forest.Ink v rámci své činnosti může využívat tzv. cookies. Cookies jsou krátké textové soubory, které server umisťuje do uživatelova počítače při načtení webové stránky. Technicky jde o sérii kódů, podle kterých prohlížeč shromažďuje a následně odesílá informace o chování uživatele zpět na příslušný server. Cookies slouží pro nastavení obsahu webových stránek vzhledem k preferencím uživatele, optimalizaci využití webových stránek a zvýšení uživatelského komfortu a k získání informací o využití služby a aktivitách uživatelů pro jejich další analýzu. Tyto informace napomáhají zlepšit strukturu a obsah webových stránek Forest.Ink.

7.2 Soubory cookie může každý uživatel pomocí svého webového prohlížeče odmítnout nebo nastavit užívání jen některých souborů cookie. Omezení používání cookie může mít však vliv na některé funkce, které jsou důležité pro optimální fungování webových stránek, a může tak vést ke zhoršení uživatelského komfortu.

7.3 Forest.Ink v rámci své činnosti dále může využívat dalších služeb, jako je např. Google Analytics (jde o analýzu webových stránek), která umožňuje získávat statistická data o uživatelích webových stránek, zejména měření aktuální i historické návštěvnosti a chování uživatelů webových stránek a jejich vlastnosti. Cílem této analýzy je nasbírat dostatečné množství dat za účelem přijetí opatření pro optimalizaci efektivity webové prezentace.

7.4 Výše uvedenými způsoby jsou však osobní údaje shromažďovány a zpracovávány pouze v anonymizované podobě bez možnosti jednoznačné identifikace subjektu údajů.

8. Možnosti kontaktování Forest.Ink

8.1 V případě jakéhokoliv dotazu ke zpracování osobních údajů či uplatnění výše uvedených práv se subjekt údajů může obrátit na Forest.Ink písemně na adrese Sklenářka 458, 517 41 Kostelec nad Orlicí či na tel. č. +420 731 383 072 nebo e-mailové adrese: forest.ink.project@gmail.com.

9. Závěrečná ustanovení

9.1 Práva a povinnosti neupravené těmito zásadami zpracování osobních údajů se řídí nařízením a příslušnými vnitrostátními platnými právními předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.

9.2 Tyto zásady zpracování osobních údajů jsou veřejně přístupné na internetových stránkách Forest.Ink http://forestink.org/  S těmito zásadami zpracování osobních údajů je subjekt údajů seznámen při prvním kontaktu se subjektem údajů, na základě kterého budou osobní údaje zpracovány.

9.3 Forest.Ink si vyhrazuje právo na změnu těchto zásad zpracování osobních údajů. Aktualizované znění je vždy uveřejněno na internetových stránkách Forest.Ink http://forestink.org/ s uvedením data účinnosti takové změny.

9.4 Tyto zásady zpracování osobních údajů nabývají platnosti a účinnosti dne 25. května 2018.